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jueves, 16 de junio de 2016

CONTROL DOCUMENTAL DEL SGI


OBJETIVO:

Establecer los parámetros generales para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación, actualización y retiro de obsoletos, de los documentos del Sistema de Gestión Integrado.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestión Integrado, así como para los documentos externos que requieren control de su distribución.

REQUISITOS:

ISO 9001:2008 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4
ISO 14001:2004 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4
OHSAS 18001:2007 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4
Guía RUC ®: 2.1
GTC-ISO/TR 10031:2002 Documento de referencia





actividades:


P/H/V/A
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
P
Cuando surja la necesidad de cambio en los documentos existentes, anulación o la solicitud de un nuevo documento, se hace a través de comunicación escrita.
Usuario
Correo Electrónico
P
La documentación en FUREL S.A se clasifica de la siguiente manera
Nivel 1. Estrategia Organizacional, describe el marco de toda la documentación del sistema de gestión integrado de la empresa.
Nivel 2. Manual de gestión integrado, que describe nuestro SGI, perfila las autoridades, las interrelaciones, los deberes del personal responsable del SGI, los procedimientos y/o referencias de todas las actividades que conforman el Sistema de Gestión de Integrado y objetivos organizacionales.
Nivel 3. Caracterización de los procesos, que describe detalladamente cada procesos define sus entradas y salidas y todas las partes interesadas
Nivel 4. Procedimientos y programas, necesarios para una eficaz planificación, operación y control de nuestros procesos
Nivel 5. Formatos y Registros, requeridos por la norma y los necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz de nuestro SGI
Coordinador de gestión ambiental y calidad
NA
P
Identificar los documentos externos que apliquen a la organización. A través de Consulta de las páginas Web, documentos de licitaciones o enviados por los clientes. Para todo lo relacionado con requisitos legales se aplicara el PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES.
Estos documentos se incluirán en el listado de documentos externos según la siguiente clasificación:
1)       Criterios de los coordinadores del SGI
2)      Documento de consulta continua durante más de un año
3)       Documento que afecte la calidad de los servicios
Se definen los siguientes parámetros:  identificación (si aplica), nombre del documento, entidad que lo emite, la frecuencia para verificar la vigencia del documentos, proceso que lo utiliza y  lugar de archivo
Coordinador de gestión ambiental y calidad
FGMA-07 LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
P
Documentar las actividades de los procesos por medio de la Descripción de cada uno. Los siguientes son los códigos para describir cada uno de estos:
1-DE_DIRECCIONAMIENTO_ESTRATEGICO
2-GL-LICITACIONES
3-GP-PROYECTOS
4-MA-MEJORA_Y_AMBIENTE
5-GJ-JURIDICA
6-CL-COMPRAS_LOGISTICA
7-TI_TECNOLOGIAS_INFORMACION
8-GD-DOCUMENTAL
9-AF-ADMINISTRACION_Y_FINANCIERA
10-GTH-TALENTO_HUMANO
11-SST-SEGURIDAD_Y_SALUD
Los formatos están identificados así: se antepone la letra F seguido por el código del proceso más consecutivo.
Para la codificación de documentos no modificables, es decir de Consulta: Se antepone la letra D seguido por el código del proceso.
Caracterización de procesos, Manuales, Matrices, Procedimientos, Programas, Estándar de Seguridad, Planes de Emergencia y Planes de Contingencias.
Para cada uno de ellos existe una estructura con el fin de lograr uniformidad en los documentos. Todos los documentos en general tienen lo siguiente:
Tamaño letter 8.5” x 11”
Margen: Estrecho
Borde de página: Azul, ancho 1 ½ pto, sin arte.
ENCABEZADO (Documentos y Formatos)
Insertar un encabezado con una tabla de 3 columnas y 3 filas, al lado derecho logo de FUREL S.A, combinar las tres filas de la primera columna, donde se incluirá el nombre del documento o formato, posteriormente en la segunda columna, primera fila incluir el código, en la segunda fila versión y la tercera vigencia, en la tercera columna se combinan las tres filas y se agrega el logo transparente de la compañía


Referencia al proceso que pertenece

Fecha de creación o actualización

Nombre del documento

Número de veces que ha cambiado el documento
 




Para los documentos se agrega Marca de agua con el símbolo que acompaña el logo de FUREL, “solo el símbolo”, además incluir una tabla con la siguiente información en el pie de página:
Elaboró: persona que hizo el documento
Revisó: persona que examinó el documento con atención y cuidado para corregir los errores
Aprobó: persona con autoridad para admitir un documento dentro del sistema de gestión
Los documentos y formatos siempre empiezan en versión 1.
El código depende del orden de creación del documento respecto a la fecha a la que llego al SGI.
Los documentos que se envíen al cliente o se graben en CD para el personal tendrán la marca de agua, copia no controlada en la parte inferior izquierda.
Líderes de Proyectos
CARACTERIZACIÓN DE CADA UNO DE LOS PROCESOS
P
Definir controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y protección de los registros y la disposición de estos.
ARCHIVO DE REGISTROS
Los distintos registros resultantes de las actividades son mantenidos en archivo por los responsables designados.
La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los archivos, por lo tanto, cada proceso tiene registros asociados los cuales son almacenados en una carpeta asignada para ello, debidamente identificada. El responsable de archivar cada tipo de registro establece las condiciones que minimicen el riesgo de pérdida o deterioro por accidentes, condiciones ambientales, entre otros, por lo tanto se cuenta con archivadores o estantes apropiados para garantizar la integridad física y la conservación de la información consignada en los registros. A esto se le conoce como archivo de gestión.
Cualquier archivo, ya sea en papel o magnético, lleva externamente una indicación relativa al tipo de registro que contiene.



GENERALIDADES APLICABLES A LOS REGISTROS
Legibilidad: Los formatos podrán ser llenados a mano o en computadora y deben contener la información de manera clara y de fácil comprensión y lectura, sin tachaduras.
Disposición Final: Una vez culminado el tiempo de retención de los registros, el responsable de su resguardo podrá destruirlos o resguardarlos en medio físico o digital debidamente identificado.
Coordinador de gestión ambiental y calidad
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
FGMA-08 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL  PROYECTO
H
Establecer criterios para el control de los registros en el sistema de gestión y en los proyectos
Los documentos y registros en las obras y proyectos se definen en el Plan de Gestión Integrado y se controlan a través del Listado maestro de documentos y registros del proyecto.
Líderes de procesos / Profesionales de proyectos
FGP-01 PLAN DE GESTIÓN INTEGRADO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
FGMA-08 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL  PROYECTO
H
Diligenciar y actualizar el CUADRO DE CLASIFICACIÓN del Sistema de Gestión Integrado y de documentos externos; cada que se presente una actualización o que un documento pase a ser obsoleto Los documentos externos se recepcionan y se controlan con la fecha de publicación o de recibido. Para el control de las caracterizaciones y otros documentos no modificables, se publican en carpeta de sólo lectura y en formato PDF, solo el Coordinador SGI tiene acceso a la modificación de estos documentos. Y es el responsable de mantener la documentación publicada actualizada.
Coordinador de gestión ambiental y calidad
FGA-22 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
FGA-23 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
FGA-24 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
H
Los contenidos de los documentos serán los siguientes:
Caracterización de proceso:
·         Objetivo, alcance (Donde inicia, ¿Qué hace?, donde termina), líder del proceso, Entradas, proveedores, Ciclo P-H-V-A, salidas y partes interesadas, Indicadores del proceso, Requisitos, recursos, procedimientos, comunicaciones (que, cuando, quien, como, a quien), registros, riesgos y controles.
Matriz:
·         Referenciar el tema que se quiere tratar.
Procedimientos:
·         Objetivo, alcance, requisitos, Actividades desarrolladas en una tabla especificando Ciclo P-H-V-A, descripción, responsable de ejecutarla y registro que debe quedar, seguimiento y medición, anexos.
Programas:
·         imagen representativa del programa, Objetivos, metas cuantificables, introducción, requisitos, responsables y autoridades, acciones y medios (ciclo PHVA), Plazos, Recursos, cronograma de actividades, seguimiento y medición, registros.
Procedimiento de seguridad y o ambiental:
·         Objetivo, alcance, requisitos, actividades, seguimiento y medición, anexos
Planes de Emergencia:
·         Plan estratégico, Alcance, ubicación geográfica, Identificación y evaluación de riesgos e impactos y escenarios de emergencia, Estructura organizacional para atender la emergencia incluyendo funciones y responsabilidades, Programa para la realización de simulacros, Listado de medios de protección o controles disponibles en las instalaciones para la mitigación de los riesgos, Plan operativo con procedimientos normalizados para el control de emergencias, establecimiento del MEDEVAC, bases y mecanismos para el control de emergencias, Notificación alerta y alarma, Mecanismos de evaluación de la emergencia, equipos mínimos para atender la emergencia, Convenios o acuerdos para atender la emergencia, Recurso humano entrenado para la atención de la emergencia, Difusión del plan, Centro de coordinación de operaciones, sistema para informar a los medios de comunicación, criterios para determinar la finalización de la emergencia, Plan de contingencias alineado con el de la empresa contratante, Simulacros y/o prácticas de emergencia , plan de acción para derrames. Plan informático: Entidades de apoyo y socorro, conformación de la brigada, mapas planos o dibujos, equipos para la atención de emergencias, base de datos de proveedores y contratistas. Mecanismos para validar la mejora de la eficacia, Plan de continuidad del negocio, Planes de contingencia: Consideraciones generales a tener en cuenta para cada suceso. Para los formatos solo se debe cumplir con los requerimientos del encabezado.

·         Formatos: Encabezado, fecha de realización y responsable. Lo demás dependerá del contexto del formato
Usuario
N/A
H
Cuando se requiera un cambio se debe presentar el borrador al Coordinación de gestión ambiental y calidad
usuario
Borrador del documento
H
Revisar el borrador del documento para identificar que la estructura que se ajuste a las necesidades del usuario y a la estrategia Organizacional de la empresa, de lo contrario se informa al usuario las razones para no aprobarlo. Si el documento cumple con los requerimientos y es conveniente y aplicable a la organización se procede a su aprobación. Estos documentos se almacenaran en una carpeta digital en el computador del coordinador de gestión ambiental y calidad marcada con el nombre PRUEBA
usuario
Borrador del documento
H
Citar a comité de gestión del cambio, revisar el borrador del documento para identificar que la estructura que se ajuste a las necesidades del usuario y a la estrategia Organizacional de la empresa, de lo contrario se informa al usuario las razones para no aprobarlo. Si el documento cumple con los requerimientos y es conveniente y aplicable a la organización se procede a aprobación.
Coordinador de gestión ambiental y  Calidad
FGMA-09 ACTAS DE REUNIONES
V
Enviar la documentación a la Directora de Gestión y Jurídica y se considera aprobado un documento a partir de la fecha de publicación o vigencia.
Los documentos aprobados son archivados en AZ en orden cronológico.
Los desechados serán guardados por Coordinación de gestión ambiental y calidad escribiendo la causa del porque no se aprobó
Director de gestión y jurídica
Borrador con firma de aprobación
H
Ajustar el documento, se asigna un código en caso de que sea nuevo, si se hizo cambios en el documento se incrementa el número de versión y registra la naturaleza del cambio en el listado maestro de documentos. De igual forma, si el documento cambia de proceso o hace parte de un nuevo proceso, este debe reiniciar a su versión 1.
Documentos o Formatos Obsoletos: Solamente la Coordinación de gestión ambiental y calidad tiene acceso a la carpeta de obsoletos.
Cada vez que se elimine o modifique un documento o formato, se archivara en la carpeta de obsoletos del área al que pertenece, en el nombre del archivo se incluirá la Versión que fue derogada (solo se tienen datos a partir de 2010).
Al interior del documento se insertará una marca de agua con la palabra obsoleto en letra roja y transversal al documento. Con el fin de evitar su uso.
Desde el sistema de gestión no se recogerán las copias impresas, solo se garantiza la publicación de los documentos, los usuarios son responsables de consultar la carpeta del sistema de gestión para el uso de documentación y formatos actualizados.
A los documentos que se encuentren en los servidores externos de la compañía, se les colocara una marca COPIA NO CONTROLADA, debido a que el SGI no se puede hacer responsable de la documentación que se sea descargada de estos sitios.
Coordinación de gestión ambiental y calidad
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
H
Publicar los documentos del SGI, en el servidor y en la nube y los documentos impresos originales (firma de aprobados) se conserva en un folder. Hacer entrega de documentos a través de correos electrónicos y comités de áreas, aplica para los documentos digitales y físicos.
Para la distribución de documentos del SGI a partes interesadas (clientes, proveedores, comunidad, etc.) se hace entrega del documento Físico o magnético en su versión actualizada y se deja registro en Distribución de documentos a externos.
Para la distribución de documentación en General Oficios, comunicados, pólizas, contratos, etc. se hace a través del área de Gestión documental, se debe relacionar la documentación a enviar en una carta debidamente radicada internamente, el cliente firmara recibido y se archiva. La documentación enviada queda relacionada en la plantilla control de mensajería interna y externa
Coordinación de gestión ambiental y calidad
Registros de correos electrónicos y actas de reunión
FGMA-10  LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Control de mensajería interna y  externa
H
Publicar los documentos del SGI, en el servidor y en la nube y los documentos impresos originales (firma de aprobados) se conserva en un folder. Hacer entrega de documentos a través de correos electrónicos y comités de áreas, aplica para los documentos digitales y físicos.
Para la distribución de documentos del SGI a partes interesadas (clientes, proveedores, comunidad, etc.) se hace entrega del documento Físico o magnético en su versión actualizada y se deja registro en el formato de distribución de documentos.
Para la distribución de documentación en General Oficios, comunicados, pólizas, contratos, etc. se hace a través del área de Gestión documental, se debe relacionar la documentación a enviar en una carta debidamente radicada internamente, el cliente firmara recibido y se archiva. La documentación enviada queda relacionada en la plantilla control de mensajería interna y externa.
Coordinador (a) SGI
Registros de correos electrónicos y actas de reunión
FGMA-10  LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Control de mensajería interna y  externa
V
Mantener el control de cambios con las versiones y vigencias de los documentos y formatos establecidos en el CUADRO DE CLASIFICACIÓN, tener registros de los cambios realizados en las últimas 4 versiones para todos los documentos y formatos.
Verificar que los documentos y formatos utilizados en los proyectos tengan la misma versión a la definida en el Listado Maestro de Documentos
Coordinador de gestión ambiental y  Calidad
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
V
Verificar que los documentos y formatos utilizados en los proyectos tengan la misma versión a la definida en el cuadro de clasificación
Coordinador de gestión ambiental y  Calidad
Profesional de Proyectos
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
V
Se implementa el documento y se hace seguimiento a la aplicabilidad del mismo (los documentos deben permanecer vigentes en cuanto a su conveniencia, adecuación y eficacia), en caso de ser necesario un cambio regresar a la primer actividad de este procedimiento. Los documentos externos son revisados según su vigencia de publicación y en caso de un cambio o nueva versión se adquieren los documentos actualizados a través de las entidades correspondientes de su edición. La metodología de actualización se hace por medio de consulta de páginas web y la comunicación en comités
Líder de proceso
N/A
H
Controlar el archivo inactivo, asignando un consecutivo, lugar de almacenamiento y fecha, dejando registro en el formato de Archivo Inactivo
Coordinador de Gestión documental
N/A
V
Verificar que los registros se encuentren legibles, plenamente identificados y diligenciados en su totalidad y retroalimentar al personal en la manera apropiada para el diligenciamiento de estos
Equipo del SGI
Revisiones mensuales del SGI en proyectos
A
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, siguiendo los pasos descritos anteriormente en este procedimiento
Coordinador de gestión ambiental y  Calidad
N/A
A
DOCUMENTOS O FORMATOS OBSOLETOS
Solamente el coordinador de gestión ambiental y Calidad tiene acceso a la carpeta de obsoletos.
Cada vez que se elimine o modifique un documento o formato, se archivara en la carpeta de obsoletos del área al que pertenece, en el nombre del archivo se incluirá la Versión que fue derogada (solo se tienen datos a partir de 2010).
Al interior del documento se insertará una marca de agua con la palabra obsoleto en letra roja y transversal al documento. Con el fin de evitar su uso.
Desde el sistema de gestión no se recogerán las copias impresas, solo se garantiza la publicación de los documentos, los usuarios son responsables de consultar la carpeta del sistema de gestión para el uso de documentación y formatos actualizados.
Coordinador de gestión ambiental y  Calidad
Carpeta de documentos Obsoletos
A
Realizar copias de seguridad al SGI, guardado en el servidor.
Coordinador de gestión ambiental y  Calidad
Servidor

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:

Para el seguimiento de este procedimiento se implementara el comité de gestión del cambio, quien revisara la documentación antes de ser entregada a la dirección de gestión y jurídica para su aprobación.

Los coordinadores del SGI harán revisiones y auditorias para verificar el cumplimiento en los procesos, proyectos, obras y actividades.

No se asocian indicadores a este procedimiento.

RIESGOS Y OPORTUNIDADES

RIESGOS
CONTROLES
Pérdida de la información
Realizar Backup semanal a la información
Trabajar con formatos desactualizados
Mantener en la nube la información actualizada
OPORTUNIDADES
OBSERVACIÓN
Software para manejo documental


ANEXOS:


FGMA-07 LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
FGMA-08 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL PROYECTO
FGMA-09 ACTAS DE REUNIONES

FGMA-10 LISTA DE DISTRIBUCIÓN